Petites entreprises et indépendants : Comment mieux gérer vos factures Impayées ?

Dans le monde entrepreneurial, le retard de paiement est une situation courante mais néanmoins délicate. La gestion judicieuse de ces cas est cruciale pour maintenir une trésorerie saine. Découvrez dès maintenant les démarches à mettre en place pour gérer les impayés sans altérer pour autant vos relations d’affaires. Notre cabinet d’expertise comptable en Seine et Marne a réalisé cet article pour vous expliquer les bases du meilleure gestion des impayés.

Communiquer avec le client : le premier pas vers la résolution

Lorsqu’une facture reste impayée, la première étape consiste à relancer le client, car il se peut que le non-paiement soit dû à un oubli simple. Un appel téléphonique ou un email pour rappeler l’échéance dépassée peut souvent résoudre le problème sans autres complications. C’est un premier conseil simple mais qui demeure efficace et qui a pour avantage de vous permettre de conserver de bonnes relations avec votre client et éviter que les esprits s’échauffent ! 

Ce premier appel permet au créancier de comprendre les raisons de l’impayé, telles que l’oubli, l’insolvabilité ou la non-réception de la facture, tout en rappelant les obligations du débiteur.

Dans le cas d’un client fidèle dont la santé financière est préoccupante, l’appel téléphonique peut également être l’occasion de discuter à nouveau des modalités de paiement. Cela peut inclure l’extension des délais de paiement grâce à un acompte ou un échelonnement de la dette.

Quoi qu’il en soit, il est impératif que l’appel soit mené de manière courtoise. Toute forme de menace ou de pression exercée sur le débiteur est strictement interdite et peut entraîner des sanctions pénales. L’objectif premier est de parvenir à une solution amiable.

Suite à l’appel téléphonique, il est recommandé d’envoyer un courrier électronique au client pour récapituler brièvement la conversation téléphonique et obtenir un engagement écrit de sa part quant au règlement de la facture. Il est également possible de rédiger un accord de reconnaissance de dette et de le faire signer par le débiteur. Cela permet de disposer d’une preuve supplémentaire en cas de litige futur.

Recours à la relance et à la mise en demeure

Dans le cadre de la gestion d’un litige, notamment en matière de recouvrement de créances, il est essentiel d’épuiser les voies amiables avant d’engager des démarches judiciaires. Cela implique notamment le recours à des relances et à des mises en demeure. Décortiquons ces deux mécanismes :

Les relances

Les relances sont généralement le premier outil activé en cas de non-respect des termes convenus. Elles se distinguent par leur progression graduelle, du simple rappel amical à des communications plus fermes. Voici comment procéder :

• Première relance : Souvent une simple communication écrite, elle a pour objectif de rappeler au débiteur ses engagements, tout en lui laissant le bénéfice du doute (oubli, erreur, etc.).
• Relances suivantes : Si la première relance reste sans effet, il est conseillé d’intensifier progressivement le ton, tout en restant dans le cadre légal et respectueux.
• Dernière relance : À ce stade, il est généralement conseillé de faire une dernière tentative avant de passer à des mesures plus coercitives, en mettant en avant les potentielles répercussions juridiques et financières en cas de non-paiement.

La mise en demeure

Après une série de relances infructueuses, la mise en demeure intervient comme une ultime tentative avant d’engager une action judiciaire. Voici comment elle fonctionne :

• Rédaction soignée : La mise en demeure doit être rédigée avec soin, en exposant clairement les faits, les obligations du débiteur, ainsi que les documents justificatifs à l’appui.
• Envoi par voie recommandée : Il est essentiel d’envoyer la mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, afin d’avoir une preuve légale de votre démarche.
• Délai de régularisation : La mise en demeure doit laisser au débiteur un délai raisonnable pour régulariser sa situation, ce délai étant généralement de 8 jours à un mois.
• Mention des mesures à suivre : La mise en demeure doit également mentionner les actions que vous comptez entreprendre si le débiteur ne respecte pas le délai imparti, y compris le recours à des actions judiciaires.

Le recours aux relances et à la mise en demeure est une étape cruciale et presque incontournable dans la résolution de litiges. Non seulement elles permettent souvent de résoudre le conflit sans passer par des procédures judiciaires, plus coûteuses et longues, mais elles constituent également un prérequis légal à l’engagement de certaines actions en justice. Il est donc crucial de les utiliser à bon escient et de les documenter avec soin.

Les démarches judiciaires

Parfois, malgré toutes vos tentatives de résoudre un litige de manière amiable, vous pouvez être contraint d’opter pour une solution judiciaire. Ces démarches, souvent perçues comme le dernier recours, peuvent varier en complexité et en coût. Voici un aperçu détaillé des principales voies judiciaires disponibles en France.

L’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure rapide et moins coûteuse qui peut être envisagée notamment en présence de créances non contestées. Cette démarche est souvent favorisée pour les impayés de faible montant. Voici les étapes clés :

• Dépôt d’une requête: La première étape consiste à déposer une requête auprès du tribunal compétent, en fournissant tous les justificatifs nécessaires qui attestent de la créance.
• Décision du juge: Sur base de votre requête, le juge rendra une ordonnance soit en acceptant votre demande, soit en la refusant.
• Signification de l’ordonnance: Si le juge accorde l’injonction de payer, la prochaine étape est de signifier l’ordonnance au débiteur par le biais d’un huissier de justice.
• Opposition du débiteur: Une fois signifié, le débiteur dispose d’un délai d’un mois pour faire opposition. En cas d’opposition, le litige sera tranché lors d’une procédure judiciaire classique.
• Formalisation du titre exécutoire: Si le débiteur ne fait pas opposition, vous pourrez demander la formalisation du titre exécutoire, vous permettant ainsi d’initier les procédures de recouvrement forcé.

Le référé-provision

Dans les situations où il existe un besoin urgent de sécuriser une partie du dû, le référé-provision peut être une option intéressante. Voici les spécificités de cette démarche :

• Dépôt d’une demande: Semblable à l’injonction de payer, cette procédure commence par le dépôt d’une demande auprès du tribunal.
• Examen de la demande: Le juge examine la demande dans un délai relativement court, et si la créance ne fait pas l’objet d’une contestation sérieuse, il peut ordonner le paiement d’une provision au créancier.
• Recouvrement de la provision: Une fois l’ordonnance rendue, le créancier peut en poursuivre l’exécution pour récupérer la provision accordée.

L’assignation en paiement

Dans les cas où le débiteur conteste sérieusement la créance, l’assignation en paiement peut être le recours approprié. Cette démarche est plus longue et peut être coûteuse. Voici les étapes typiques :

• Élaboration de l’assignation: La première étape est l’élaboration de l’assignation, un document juridique formalisant votre demande, que vous devrez signifier au débiteur.
• Audience devant le tribunal: Après la signification de l’assignation, une audience sera fixée devant le tribunal compétent pour permettre aux deux parties de présenter leurs arguments.
• Jugement: Suite à l’audience, le juge rendra une décision, qui peut être soit en faveur du créancier soit du débiteur.
• Exécution du jugement: En cas de victoire, le créancier pourra procéder au recouvrement de sa créance sur base du jugement rendu.

Recourir à des démarches judiciaires est une décision grave qui doit être prise avec prudence et préparation. Chaque procédure a ses propres avantages et inconvénients, et il est souvent conseillé de consulter un avocat pour choisir la voie la plus appropriée et naviguer avec succès dans ces eaux juridiquement complexes.

Prévenir plutôt que guérir : éviter les futurs impayés

Pour éviter de vous retrouver dans une situation similaire à l’avenir, renseignez-vous sur la solvabilité de vos clients avant de commencer à travailler avec eux. De plus, la communication proactive et la rédaction soignée de vos documents commerciaux peuvent prévenir les impayés.