Dans la gestion d’une entreprise, l’avance des frais professionnels est un sujet qui peut devenir problématique. Notamment quand ce sont les employés qui doivent avancer. Afin que cette situation ne compromette pas les relations au sein de l’entreprise, il est possible de mettre en place des avances sur ces dépenses. Que vous soyez employé ou employeur, Vanessa Ferreira, experte-comptable en Seine et Marne (77) et fondatrice de AGC2V-Expertise fait le point sur les avantages et inconvénients de l’avance des frais professionnels.
Définition des frais professionnels et ce qu’ils couvrent
La notion de « frais professionnels » fait référence aux dépenses financières engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Que ce soit pour des déplacements ou l’achat de fournitures spécifiques, la nature des frais varie d’un secteur à un autre. Ils incluent généralement :
- Les frais de déplacement : billets de train ou d’avion, carburant, péages…
- Les frais d’hébergement comme les frais d’hôtel par exemple ;
- Les frais de restauration : les repas pris en dehors du lieu de travail dans le cadre d’une mission ;
- Les frais de transport entre le domicile et le travail ;
- Des frais d’habillage pour certains métiers ;
- Des frais liés au télétravail : connexion internet ou frais d’hébergement liés à un espace de coworking.
Cette liste n’est pas exhaustive et, du côté du Code du travail, il n’existe aucune définition des frais professionnels, ni de modalités. Néanmoins, en tant qu’employeur, vous êtes dans l’obligation de les rembourser sur présentation des justificatifs de paiement par vos employés.
Qu’est-ce qu’une avance sur frais professionnels ?
Lorsque ces frais sont peu importants ou ponctuels, le salarié peut généralement se permettre de les avancer avant de demander un remboursement. Cependant, lorsque ces dépenses deviennent récurrentes et/ou disproportionnées, il devient essentiel d’envisager un système d’avance sur frais.
L’avance sur frais professionnels est un dispositif financier par lequel l’entreprise fournit en amont à ses employés le montant nécessaire pour couvrir leurs dépenses professionnelles.
Quelles sont différentes solutions d’avance sur frais ?
Avant de mettre en place ce système d’avance sur frais, il est important d’estimer le montant et la nature des dépenses. Sont-elles temporaires ? Récurrentes ? En fonction de l’estimation, il convient d’opter pour l’une de ces deux solutions.
L’avance sur frais permanente
L’avance permanente est particulièrement adaptée aux employés qui ont des dépenses fréquentes. Elle consiste à attribuer un montant mensuel fixe (en plus du salaire) basé sur une estimation des frais engagés par le salarié. Cette alternative est particulièrement utile pour les commerciaux qui sont régulièrement en déplacement. Si les dépenses réelles dépassent l’avance allouée, l’employé peut alors soumettre une note de frais pour se faire rembourser la différence.
À noter que, une fois fixée, l’avance sur frais permanente s’applique pour toute la durée du contrat.
L’avance sur frais ponctuelle
Comme son nom l’indique, l’avance sur frais ponctuelle est conçue pour répondre à des dépenses spécifiques ou passagères. Elle peut intervenir lors d’une mission temporaire comme un déplacement annuel à l’étranger ou l’achat ponctuel d’équipements coûteux. Le montant est déterminé en fonction de l’estimation des dépenses et versé directement sur le compte personnel de l’employé. Cette approche permet une grande réactivité et évite aux employés d’avoir à engager des fonds personnels ou de recourir à des solutions de financement d’urgence. À leur retour ou après l’achat, ils n’ont plus qu’à soumettre leurs justificatifs pour ajuster le montant de l’avance en fonction des dépenses réelles.
Que dit la loi sur les avances de frais pro ?
L’avance sur frais professionnels n’est pas obligatoire puisque nous l’avons vu, non définie par le Code du travail. Toutefois, l’entreprise peut verser une avance dans les situations suivantes :
- Si c’est inscrit dans la convention collective de l’entreprise ;
- Si l’employeur a conclu un accord dans ce sens ;
- Si c’est monnaie courante au sein de l’entreprise et que plusieurs collaborateurs en bénéficient depuis plusieurs années.
Quels sont les inconvénients des avances de frais ?
“Bien que les avances de frais offrent des avantages significatifs pour les employés, elles peuvent être sources d’inconvénients pour l’employeur, indique Vanessa Ferreira. Le premier défi réside dans l’estimation préalable des dépenses.”
En effet, déterminer avec précision le montant que le salarié devra engager peut s’avérer complexe, particulièrement pour des activités ou des déplacements dont les coûts varient. Cette incertitude peut conduire à des avances soit excessives, soit insuffisantes, nécessitant des ajustements ultérieurs.
En outre, le système d’avance sur frais ne supprime pas le besoin de gestion des notes de frais. Les salariés doivent toujours soumettre leurs dépenses justifiées dans les délais impartis, ce qui maintient la charge administrative associée à leur traitement. Pour l’entreprise, cela implique une vérification minutieuse des justificatifs et un ajustement des montants avancés en fonction des dépenses réelles, ce qui peut s’avérer fastidieux.
Concernant spécifiquement les avances permanentes, deux problèmes supplémentaires émergent : d’une part, la gestion administrative des avances, qui peut devenir complexe, notamment en fin de contrat ou lors d’un changement de poste, nécessitant la récupération des sommes avancées non utilisées. D’autre part, il y a l’effet de « dilution » du montant de l’avance au fil du temps dans la trésorerie du collaborateur qui peut réduire la visibilité et le contrôle sur les fonds.
Quelles alternatives à l’avance sur frais ?
Nous venons de le voir, l’avance sur frais est certes une solution appréciée des salariés, mais qui implique une mise en pratique bien rodée. Toutefois, selon le type de frais, il existe quelques alternatives pour simplifier les remboursements.
- Les cartes carburant : elles offrent une solution pratique pour les frais liés aux déplacements routiers.
- Les badges à télépéage : parfaits pour les commerciaux.
- Les cartes professionnelles : directement liées au compte bancaire, elles permettent d’appliquer des plafonds et/ou des restrictions, d’approuver en temps réel la dépense, mais aussi de l’analyser de manière précise (type de dépense, salarié…).
L’avance de frais professionnels représente donc de nombreux avantages pour l’employé, mais reste délicate à mettre en place pour les employeurs. C’est ici qu’intervient l’intérêt de faire appel à un expert-comptable. En effet, son activité ne se limite pas à la tenue des comptes et à la préparation de documents légaux. Il vous accompagne également dans la gestion financière quotidienne de votre entreprise. Vous cherchez la solution idéale pour vos frais professionnels ? Avec AGC2V-Expertise, profitez de conseils éclairés et trouvez la solution adaptée.
