Que ce soient des contrats, des factures, des livres comptables ou des statuts, il est essentiel de savoir pendant combien de temps vous devez conserver tous ces documents liés à votre activité professionnelle. Notre cabinet d’expertise comptable AGC2V-Expertise vous apporte les informations nécessaires à ce sujet.
Quelle est la période légale de conservation de vos documents ?
Toutes les entreprises sont tenues de conserver les documents liés à leurs activités pendant une période minimale définie par la loi. Ces délais de conservation, au cours desquels l’administration peut effectuer des contrôles, varient en fonction de la nature des documents.
Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre de relations commerciales, les documents bancaires, ainsi que ceux émis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant cinq ans.
Les déclarations en douane, quant à elles, doivent être archivées pendant trois ans.
Les contrats conclus par voie électronique (d’une valeur de 120 € ou plus) doivent être conservés pendant dix ans à compter de la livraison ou de la prestation.
En ce qui concerne les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers, ils doivent être conservés pendant 30 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et registres comptables, ainsi que les pièces justificatives telles que les bons de commande, de livraison, de réception, ainsi que les factures clients et fournisseurs, doivent être conservés pendant dix ans.
Documents fiscaux
L’article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ». Cela s’applique notamment à :
- L’impôt sur le revenu
- L’impôt sur les sociétés
- Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC)
- Les impôts directs locaux, comme la taxe foncière
- La cotisation foncière des entreprises (CFE)
- La valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
- La taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)
Les statuts de la société doivent être conservés pendant cinq ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Quant aux feuilles de présence, aux pouvoirs, aux rapports du gérant ou du conseil d’administration, ainsi qu’aux rapports des commissaires aux comptes, ils doivent être conservés pour les trois derniers exercices.
Documents liés à la gestion du personnel
Les bulletins de paie, les registres uniques du personnel, les documents relatifs aux contrats de travail, aux salaires, aux primes, aux indemnités, aux soldes de tout compte et aux régimes de retraite, ainsi que les déclarations d’accidents du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie, doivent être conservés pendant cinq ans.
Pour ce qui est des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, la durée de conservation est de trois ans, tandis qu’elle est d’un an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
Important à noter
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut entraîner des sanctions. C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. L’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est « applicable en cas d’absence de tenue[des] documents[demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
