En France, la transition vers la facture électronique, dite e-invocing, représente une évolution significative pour les entreprises, engendrant de grands changements dans leur gestion administrative. Cette pratique, qui deviendra très prochainement obligatoire, vise notamment à alléger le travail des comptables, à sécuriser les échanges et à améliorer la traçabilité des transactions. Voyons en détail ce que cela implique pour les entreprises de Seine-et-Marne.
La facture électronique : de quoi s’agit-il ?
Définition
La facture électronique est un document commercial émis et reçu sous forme numérique. Elle sert à justifier les transactions entre vendeurs et acheteurs. Contrairement à la facture papier, la facture électronique est créée, envoyée, reçue et conservée uniquement sous forme numérique. En d’autres termes, de l’envoi à la réception, elle est complètement dématérialisée.
Les échéances à retenir
“La réforme de la facture électronique n’est pas une nouveauté, rappelle Vanessa Ferreira, experte-comptable en Seine-et-Marne et fondatrice de AGC2V-Expertise. En effet, depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, elle est déjà obligatoire dans les entreprises publiques.” Toutes les sociétés en relation avec l’État, telles que les collectivités territoriales, doivent éditer leurs factures via Chorus Pro, une plateforme spécialement conçue pour cette démarche. Si pour les entreprises B2B, l’entrée en vigueur de l’obligation était prévue pour 2024, elle a finalement été reportée à 2026, voici les dates à retenir.
- Au 1ᵉʳ septembre 2026 : les grandes entreprises et les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) seront assujetties aux factures dématérialisées.
- Au 1ᵉʳ septembre 2027 : la réforme s’étend aux TPE (Très Petites Entreprises) et PME (Petites et Moyennes Entreprises).
Quels sont les différents types de factures électroniques ?
La facture électronique PDF
C’est le format que l’on connaît tous, puisque nous l’utilisons couramment et c’est le plus accessible. Un document PDF peut servir de facture électronique, à condition qu’il respecte les critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité. Bien qu’il soit encore valide pour l’instant, le format PDF simple pourrait ne plus être accepté à partir de 2026, suite aux nouvelles exigences législatives.
La facture électronique structurée
Ce type de facture est structuré de codes illisibles pour l’humain. C’est donc un format spécialement conçu pour être lu et traité automatiquement par des logiciels, sans l’intervention directe de l’Homme. Loin du PDF standard, elle se compose de données qui sont organisées selon des formats spécifiques (UBL, CII…). Les enjeux de cette facture ? Détecter les doublons et l’absence de données obligatoires, mais aussi éviter les erreurs de traitement/saisie ou d’éventuelles fraudes.
La facture électronique mixte
Combinaison des deux premiers types, la facture mixte allie la facilité de lecture d’un PDF pour l’humain et l’efficacité du traitement automatisé grâce aux données structurées qu’elle contient. Le format Factur-X en est un exemple parfait, mêlant un fichier PDF visible à l’œil nu et un fichier XML pour le traitement informatique. Ce format hybride est en passe de devenir un standard, répondant à la fois aux besoins de lisibilité pour les utilisateurs et d’automatisation pour les systèmes comptables.
Quels sont les enjeux de la facture électronique pour les sociétés françaises ?
Les objectifs de l’intégration de la facture électronique dans les entreprises de Seine-et-Marne (77) et partout en France sont variés, faisons le point.
- Alléger la charge administrative : la transition vers la facturation électronique entraîne une baisse significative des dépenses liées à la gestion des factures. En remplaçant les processus papier par des solutions numériques, les entreprises réalisent d’importantes économies sur la production, l’envoi et le stockage de leurs factures.
- Faire des économies notables : concrètement, le coût d’une facture électronique est nettement inférieur à celui d’un timbre-poste.
- Améliorer la productivité et accélérer les paiements : les économies réalisées grâce à la dématérialisation des factures sont complétées par une réduction des délais de paiement. Cette accélération des transactions financières contribue directement à l’amélioration de la productivité des entreprises.
- Simplifier les déclarations de TVA : avec la dématérialisation, le processus de déclaration de la TVA est appelé à être simplifié via un pré-remplissage des déclarations. Cela représente un avantage non négligeable pour les entreprises, qui verront ainsi leurs démarches administratives allégées et accélérées.
- Lutter contre la fraude : la facture électronique contribue à une meilleure traçabilité des transactions, facilitant ainsi la détection des anomalies et des fraudes. Ce renforcement des contrôles profite aux entreprises de bonne foi, en créant un environnement d’affaires plus sûr et plus équitable.
- Connaître en temps réel l’activité économique : la numérisation des factures permet une connaissance immédiate de l’activité économique, facilitant ainsi l’ajustement des politiques économiques.
- Diminuer l’impact environnemental : la transition vers la facturation électronique réduit considérablement l’utilisation du papier. Cet aspect écologique représente un enjeu majeur, en ligne avec les objectifs de développement durable et la réduction de l’empreinte carbone des entreprises.
Facture électronique : qui est concerné ?
Nous l’avons vu précédemment, de nombreux acteurs sont concernés par ce projet de loi. Les fournisseurs, les acheteurs ou leurs mandataires équipés ou non d’une solution de dématérialisation… Mais, ce ne sont pas les seuls. D’autres acteurs entrent également en scène. C’est le cas de :
- Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) qui peuvent transmettre directement les factures si elles sont immatriculées par l’administration française.
- Le portail public de facturation (PPF) qui sera la plateforme par défaut pour échanger les factures dématérialisées lors de la généralisation de la facturation électronique B2B.
- Les opérateurs de dématérialisation (OD) : s’ils ne sont pas immatriculés par l’administration, ils ne pourront pas transmettre directement leurs factures électroniques à leurs destinataires, mais devront passer par le PPF ou les PDP partenaires.
Les avantages de cette réforme pour les entreprises de Seine-et-Marne
Si pour certains l‘e-invoicing peut paraître sans intérêt, que ce soit pour les entreprises de Seine-et-Marne (77) ou toute autre société française, il comporte néanmoins de nombreux avantages.
- Moins d’erreurs : la saisie manuelle des factures étant source d’erreurs, la facturation électronique permet de réduire considérablement ces risques, grâce à l’automatisation des processus.
- Moins de doublons : le suivi numérique des factures évite les duplications, facilitant ainsi la gestion comptable.
- Plus de traçabilité : chaque facture électronique peut être suivie de son émission à sa réception, offrant une meilleure visibilité sur les transactions.
- Moins de fraudes : la sécurisation des échanges de factures électroniques limite les risques de fraude, renforçant ainsi la confiance entre les entreprises.
- Efficacité accrue : le traitement automatisé des factures permet de réduire les délais de paiement, améliorant la trésorerie des entreprises.
- Économies financières : la facturation électronique réduit les coûts de gestion, d’impression et d’envoi, optimisant ainsi les dépenses opérationnelles des entreprises.
- Un geste plus écologique : la réduction de l’usage du papier contribue à l’effort environnemental, alignant les pratiques des entreprises sur les objectifs de développement durable.
La transition vers la facture électronique est essentielle pour les entreprises de Seine-et-Marne, offrant des bénéfices significatifs en termes d’efficacité et d’économies. Toutefois, il est crucial de se conformer aux directives pour éviter des sanctions financières. AGC2V-Expertise, cabinet-comptable local, vous aide à passer ce cap avec sérénité. Conseils pratiques, mise en place de solutions efficaces, respect des directives… Nous sommes à vos côtés pour vous aider à appréhender ce grand changement.
