La généralisation de la facturation électronique représente une étape importante pour les entreprises françaises, y compris les PME de Seine-et-Marne. Bien que le calendrier officiel annonce une date fixée au 1er septembre 2027 pour les PME, il est indispensable d’anticiper la transition vers la facturation électronique. Entre opportunités et défis, AGC2V-Expertise, expert-comptable au cœur du 77, vous explique comment les PME de Seine-et-Marne peuvent passer le cap en toute sérénité.
La facturation électronique : des opportunités parmi les défis
Même si le passage à la facturation électronique effraie de nombreuses entreprises, il faut bien reconnaître qu’une fois bien mise en place, elle sera synonyme d’avantages. Vous en doutez ? Et pourtant, au-delà de la simple mise en conformité, la facturation électronique est source de bénéfices pour les entreprises. On la présente souvent sous l’angle de la contrainte, mais on oublie qu’elle va permettre de :
Faire des économies : digitaliser l’ensemble des factures clients et fournisseurs, c’est moins d’impression, de stockage, d’envoi… Les coûts administratifs sont donc réduits avec des économies à la clé. Les factures électroniques permettent un traitement plus rapide et automatisé, éliminant ainsi de nombreuses tâches manuelles.
Réduire les délais de paiement : avec la facturation électronique, les factures sont générées, envoyées et reçues beaucoup plus rapidement. Le suivi devient aussi plus simple et transparent. Les délais de traitement et les erreurs sont réduits. Les processus de gestion financière sont optimisés pour des délais de paiement réduits également. Les flux de trésorerie sont mieux gérés également.
Gagner du temps : les dirigeants ont très peu de temps à leur disposition. La facturation électronique va les libérer de tâches administratives à faible valeur ajoutée pour les aider à se concentrer davantage sur le développement de leur entreprise, comme prospecter de nouveaux clients ou lancer de nouveaux projets.
Fiabiliser les données : passer à la facturation électronique permet aussi de fiabiliser les données. “Terminées les approximations et les écritures en attente qui peuvent fausser les résultats, souligne Vanessa Ferreira, experte-comptable et fondatrice de AGC2V-Expertise. La facturation électronique va permettre d’alimenter en temps réel la comptabilité. L’information financière sera d’autant plus précise : une aubaine pour le pilotage de l’activité.”
Réduire les risques de fraude : avec la facture électronique, les PME de Seine-et-Marne peuvent se conformer aux nouvelles obligations imposées par le gouvernement. Mais, cela leur permet également de réduire les erreurs dans les déclarations et de s’assurer que les transactions sont bien documentées. Ainsi, grâce à l’utilisation des plateformes sécurisées, les risques de fraude diminuent également.
Anticiper la transition vers la facturation électronique : les étapes clés
Si le passage vers la facturation électronique est synonyme de bénéfices pour les PME de Seine-et-Marne, avant d’en profiter, celles-ci devront passer par certaines étapes pour que la transition se passe le plus sereinement possible. Alors, comment doivent-elles procéder ?
1 – Comprendre les obligations légales et réglementaires
Avant toute chose, il est essentiel de bien comprendre les obligations légales et réglementaires en vigueur, à savoir :
- les formats de factures électroniques à utiliser ;
- les délais de transmission :
- les plateformes et canaux de transmission à utiliser ;
- etc.
2 – Lister les parties prenantes
Ensuite, les PME de Seine-et-Marne devront lister l’ensemble des parties prenantes et des processus de gestion des factures. Pour les parties prenantes, il peut s’agir des clients, des fournisseurs, etc. Quant au processus de gestion, il faudra identifier le responsable du processus au sein de l’entreprise et les différents changements à adopter pour le mettre en conformité avec la réforme.
3 – Choisir une plateforme de dématérialisation
Ici, il est question d’évaluer le niveau de maturité de l’entreprise. Quelles sont les solutions de facturation utilisées en entreprise ? Mais, surtout, quels logiciels ou plateformes allez-vous choisir ? Il existe différents prestataires :
- Le PPF (portail public de facturation) : c’est un peu la plateforme officielle qui permet de générer, d’envoyer, de suivre… bref de gérer toutes ses factures. Gratuite, elle centralise aussi toutes les données de paiement. Les acteurs du secteur public utilisent déjà Chorus Pro.
- Les PDP (plateformes de dématérialisation partenaires) : ce sont des prestataires de services chargés d’émettre, envoyer, réceptionner les factures et d’envoyer les données à l’administration fiscale.
- Les OD (opérateurs de dématérialisation) : il s’agit de prestataires homologués, qui fournissent le même type de services que ceux proposés par les plateformes officielles. Toutefois, ils ne peuvent émettre ni recevoir de factures sans utiliser le PPF intermédiaire ou la PDP.
4 – Identifier les acteurs en interne pour les former
Qui sont les acteurs concernés par la réforme ? Comment leurs tâches vont-elles évoluer ? Disposent-ils des compétences nécessaires ? Voilà autant de questions que vous devez vous poser afin d’identifier le besoin en formation de vos équipes (services comptabilité, finance, administration, etc.). Il est essentiel que tous comprennent le nouveau système, ses avantages et ses spécificités.
5 – Adapter les processus financiers
La facturation électronique va changer la manière dont les processus financiers sont gérés.. Automatisation des tâches répétitives (suivi des paiements, envoi des rappels), mise à jour de procédures internes, optimisation de la gestion trésorerie… Voilà autant d’ajustement à envisager. Il faudra également prendre en compte les multiples opérations qui nécessitent un traitement particulier, comme les acomptes, les notes de frais, le prépaiement, etc. En tant que PME, vous devrez examiner votre processus actuel de facturation.
6 – Tester la solution avant le déploiement complet
Avant le passage définitif à la facturation électronique, il est important de vous assurer que tout est au point. Quelques petits tests s’imposent afin d’identifier et résoudre d’éventuels problèmes techniques et de s’assurer que les factures sont bien conformes aux exigences légales et fiscales. L’idéal serait même de tester le processus avec quelques clients. Une sorte de phase pilote !
Anticiper la transition vers la facturation électronique en faisant appel à un expert-comptable en Seine-et-Marne
Avec la facturation électronique, l’ensemble des flux de facturation seront transmis automatiquement et contrôlés en temps “quasi réel”. Jusqu’à présent, les entreprises transmettaient leur comptabilité en fin d’exercice, et les factures, seulement en cas de contrôle. Avec la facturation électronique, la transparence sera de mise, il faut bien intégrer cette idée ! L’impact de la facture électronique sur les entreprises de Seine-et-Marne n’est pas anodin. Les relations entre entreprises et administration vont évoluer. La comptabilité devra être conforme tout au long de l’année et vous devrez être en mesure de pouvoir justifier tout écart entre les données de l’administration et les déclarations déposées. Pour les PME de Seine-et-Marne qui gèrent leur comptabilité de façon un peu manuelle, le risque est donc important, d’où l’importance de faire appel à un expert-comptable.
Au-delà de ce suivi rigoureux qui aura lieu prochainement, il est aussi judicieux de faire appel à un expert-comptable pour préparer au mieux cette transition. Le passage vers la facturation électronique reste un défi de taille. Il est essentiel de ne pas l’aborder seul. En fonction de votre niveau de maturité digitale, en tant que PME de Seine-et-Marne, la marche à gravir sera plus ou moins haute. Faire appel à un expert-comptable vous permettra de :
- assurer votre conformité réglementaire ;
- gérer la transition avec sérénité ;
- optimiser les processus de mise en place ;
- choisir le bon outil de dématérialisation ;
- harmoniser la future organisation ;
- éviter l’improvisation et les conséquences qui vont avec ;
- éviter les risques financiers et les pénalités financières liés aux retards ou aux manquements.
Le compte à rebours est désormais lancé. 2027 n’est plus si loin, contrairement à ce que l’on pourrait penser. Anticiper la transition vers la facturation électronique est devenu une vraie nécessité. Quel que soit votre choix pour préparer sereinement ce passage, voyez cette réforme comme une opportunité de moderniser vos processus et de gagner en performance, et non comme une simple charge supplémentaire. Et si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à faire appel à notre cabinet d’expertise. Nous vous aiderons à passer ce cap avec sérénité.
